Hệ thống Lưu chuyển Thông tin

Thông tin trợ giúp vận hành & mối quan hệ như thế nào?

COMPONENTS

Info flow agreements can (a) live within each system or (b) be centralized under info flow system

• What:
• Decision requires info about needs, impacts, resources. If not then made based on surrogate markers (e.g. what boss likes) or norms, etc.
• Attending to tasks: how to access resources, "how things are done", relationships
• Who: Everyone has direct access to the info they need to do their work
• How: Attend to info to update/input/access useful pieces, prevent it from devolvin int useless data

SHIFT: From control to transparency

From relational, specific, story-based --> Instrumental, symbolic, abstract

Store/ discard, grant/ block access, find info/ drown in meaningless info

A. KIM CHỈ NAM CƠ BẢN

Sharing info requires 

- active engagement from people who hold info

- agreements to make info available to those who need it

Just publishing all info will not solve all issues

- Info may be too much for someone to search for what they need (e.g. rewatch all recordings without tagging/ standardizing the catalog of content) --> limited energy, accessibility, ease

Functional transparency: share info in meaningful, accessible, useable way

- "bring system to people": place info where people are likely to see it when they need it

- allow those who use info to update inaccurate/ ineffective info

B. CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP 

Drift towards less trust/ more control when there is info overwhelm (limit access to info, relax agreement/ requirement about sharing info)

Khi tổ chức đã được thiết kế quản lý từ trên xuống, thì những người xin vào đó cũng sẽ kháng cự việc minh bạch toàn phần thông tin.

TỪ TRÊN XUỐNG

• Khó tin cấp dưới (ko đủ để hiểu thông tin tổng quan/ phức tạp/ chiến lược --> cấp dưới ra quyết định ko chiến lược --> củng cố niềm tin, không đủ quan tâm để thông cảm khi được chia sẻ thông tin về những chỗ yếu, những quyết định sai --> cấp dưới đánh giá cấp trên --> củng cố niềm tin)
• Sợ let go of recognized authority
• Sợ đánh giá về quyết định của mình

Thoả thuận vừa sức: vd: ko ghi hình cuộc họp nhưng có ghi chú và ghi rõ thiếu lòng tin ở đâu, vì sao. Quan tâm và chăm sóc cho những mối lo ngại của từng cá nhân, trường hợp để hỗ trợ họ tăng lòng tin.

NGANG HÀNG

• Cạnh tranh ---> Hiệu quả hơn nếu loại trừ các điều kiện khiến mọi người cạnh tranh, vd trả lương theo nhu cầu
• Ưu tiên công việc hơn là mối quan hệ & học hỏi --> có thời gian chung để chia sẻ kiến thức, có chương trình "trao đổi công việc" giữa các bộ phận khác nhau để dạy lại cho nhau

TỪ DƯỚI LÊN

• Không tin rằng ý iến của mình được cân nhắc
• Sợ trả đũa
• Ngay cả khi cấp trên hết mình minh bạch, hoặc quyền lực/ vị thế chỉ khởi sinh hữu cơ từ trí tuệ, năng lực không thay được (non-redundant), cam kết, sự quan tâm, tín dụng quan hệ (relational strength) --> Bất lực nội hoá vẫn còn, đặc biệt là ở những người đến từ các nhóm xã hội có lịch sử sang chấn/ bị bóc lột bởi thực dân/ tư bản.
• Trừ khi tổ chức có mục đích rõ ràng là giải phóng mỗi cá nhân, thì thời gian đầu có thể việc thông tin ẩn danh/ thông qua kênh gián tiếp giúp người dưới cơ cảm thấy được cân nhắc & bảo vệ là việc vừa sức. Qua thời gian thì vẫn cần người dưới cơ tăng khả năng lên tiếng.