Hệ thống Lưu chuyển Thông tin - Information Systems

Thông tin trợ giúp vận hành & mối quan hệ như thế nào?

COMPONENTS

Info flow agreements can (a) live within each system or (b) be centralized under info flow system

• What:
• Decision requires info about needs, impacts, resources. If not then made based on surrogate markers (e.g. what boss likes) or norms, etc.
• Attending to tasks: how to access resources, "how things are done", relationships
• Who: Everyone has direct access to the info they need to do their work
• How: Attend to info to update/input/access useful pieces, prevent it from devolvin int useless data

SHIFT: From control to transparency

From relational, specific, story-based --> Instrumental, symbolic, abstract

Store/ discard, grant/ block access, find info/ drown in meaningless info

A. KIM CHỈ NAM CƠ BẢN

Sharing info requires 

- active engagement from people who hold info

- agreements to make info available to those who need it

Just publishing all info will not solve all issues

- Info may be too much for someone to search for what they need (e.g. rewatch all recordings without tagging/ standardizing the catalog of content) --> limited energy, accessibility, ease

Functional transparency: share info in meaningful, accessible, useable way

- "bring system to people": place info where people are likely to see it when they need it

- allow those who use info to update inaccurate/ ineffective info

B. CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP 

Drift towards less trust/ more control when there is info overwhelm (limit access to info, relax agreement/ requirement about sharing info)

Khi tổ chức đã được thiết kế quản lý từ trên xuống, thì những người xin vào đó cũng sẽ kháng cự việc minh bạch toàn phần thông tin.

TỪ TRÊN XUỐNG

• Khó tin cấp dưới (ko đủ để hiểu thông tin tổng quan/ phức tạp/ chiến lược --> cấp dưới ra quyết định ko chiến lược --> củng cố niềm tin, không đủ quan tâm để thông cảm khi được chia sẻ thông tin về những chỗ yếu, những quyết định sai --> cấp dưới đánh giá cấp trên --> củng cố niềm tin)
• Sợ let go of recognized authority
• Sợ đánh giá về quyết định của mình

Thoả thuận vừa sức: vd: ko ghi hình cuộc họp nhưng có ghi chú và ghi rõ thiếu lòng tin ở đâu, vì sao. Quan tâm và chăm sóc cho những mối lo ngại của từng cá nhân, trường hợp để hỗ trợ họ tăng lòng tin.

NGANG HÀNG

• Cạnh tranh ---> Hiệu quả hơn nếu loại trừ các điều kiện khiến mọi người cạnh tranh, vd trả lương theo nhu cầu
• Ưu tiên công việc hơn là mối quan hệ & học hỏi --> có thời gian chung để chia sẻ kiến thức, có chương trình "trao đổi công việc" giữa các bộ phận khác nhau để dạy lại cho nhau

TỪ DƯỚI LÊN

• Không tin rằng ý kiến của mình được cân nhắc
• Sợ trả đũa
• Ngay cả khi cấp trên hết mình minh bạch, hoặc quyền lực/ vị thế chỉ khởi sinh hữu cơ từ trí tuệ, năng lực không thay được (non-redundant), cam kết, sự quan tâm, tín dụng quan hệ (relational strength) --> Bất lực nội hoá vẫn còn, đặc biệt là ở những người đến từ các nhóm xã hội có lịch sử sang chấn/ bị bóc lột bởi thực dân/ tư bản.
• Trừ khi tổ chức có mục đích rõ ràng là giải phóng mỗi cá nhân, thì thời gian đầu có thể việc thông tin ẩn danh/ thông qua kênh gián tiếp giúp người dưới cơ cảm thấy được cân nhắc & bảo vệ là việc vừa sức. Qua thời gian thì vẫn cần người dưới cơ tăng khả năng lên tiếng.

@Lots of blocks in sharing information - care for their needs. Try to work them out.

Non-visionary organization - bring some change

Mapping first for myself. 

Lean on practical benefits -- point out problems when info doesn't flow out from the center (cannot make good decisions (no need for vision)

- Slow us down (make bad decisions, or wait on people to make decisions)

- Sit with leadership & talk about barriers to sharing - be tender, since it's scary & painful to let go of control. Why can't you just post your decision? 

- This only works 1-on-1. I see you didn't post your decision on the decision checker. I'm curious what got in your way. Are you willing to share?

- Lots of consequences - people blame leader for everything, even things they didn't have choice about.

- Let's imagine a world where you're completely excited to share: automated, someone support me, etc.

---- Support for leaders to post decisions

---- Feedback about info flow to be more gentle

- Take time to build trust: 8 months. A lot of active intervention.  I could be completely wrong, but my intuition is that even though we meet on a regular basis and talk,

that there's some things going on for you that you don't bring here. I imagine there are things I do that make it difficult for you to tell me what's challenging.

- So I checked last time, and I didn't get a lot of clarity, and so I came up with a couple of guesses, and I just want to check with you. So one of my guesses is maybe that you have a sense that… that I really want things to be collaborative, and if you want to talk to me about how you prefer for them to be less collaborative, then I'm going to put pressure on you to do something different. Is that maybe some part of what's going on for you?

- Can I real-play this? Can we try something?

- I used to say: "This is a much better system. Why can't we try this?" -- It never works.

- Keep people around me who strongly disagrees with me. I want my blindspots checked on a regular basis.

=Could you give me an example of what depleting looks like?

=I want to pause you because I'm hearing things on abstract level and I really want to get practical

The system was out of capacity. If you design a system in isolation, it will often be out of community's capacity.

Automation makes things easier but maintenance of automation is out of capacity (Zapier automatically uploads recordings)

***Getting out of depletion: Don't design anything just because it's more pulled to vision, or there's impacts. Only design to bring the system more within collective capacity.

Moving decision-making more locally often brings it more within collective capacity. It will increase impacts. You need to ask yourself if you're willing to absorb that cost.

Provider Apprenticeship Program: Everyone is required to join a meeting every Monday. Secondary meeting were people from first timezone join the second timezone. Commit to engage (have a point person, watch recording)

No community-wide info flow that is dialogical. Breakout: tensions in the past month. Plenary harvest --> Top 2 tensions to become projects.

Info Flow not just about projects, but about persons.

grateful for being welcomed into this space even when I'm on a different thread 

this energy of people coming together to build something is very nourishing

project team, don't work by yourself

team holding each system 

=You collected ideas in the space. Super flexibility (to answer Marcela) and strength too.

Chị Thuỷ 

Nhờ làm việc với chị, được thấy chị tìm cách trả lại tiền cho Giêng, mua quà khi tới nhà chị Thư, và nhiều điều nhỏ khác nữa, mà em thấy em học được cách để ý chăm sóc các mối quan hệ xung quanh nhiều hơn. Em cũng rất nể sự thẳng thắn, không ngại làm phật lòng người khác nếu điều đó tốt cho công việc chung của chị (vd lúc chị bảo anh Đạt nếu bị điều đi hỗ trợ dự án khác trong lúc cần làm việc của dự án này thì email CC chị). Em rất biết ơn chị vì trong 2 năm qua đã thường ủng hộ những mục tiêu của WE/ Disrupt. Em không nói thay chị Hường hay anh Trung được, nhưng em được động viên và thấy mình bớt đơn độc rất nhiều khi được làm việc với chị.

Chúc chị năm mới giữ được sức khoẻ tốt, có thời gian đi chơi, để nhiều người cũng được nhìn thấy chị xinh đẹp lấp lánh chứ không chỉ có mấy người trong dự án cà phê. :D

Em xin chúc anh Lộc năm mới nhiều sức khoẻ, có thời gian nghỉ ngơi, có thể tin tưởng vào dàn nhân viên, công việc thuận lợi. Nếu năm qua có điều gì em làm mà khiến công việc của anh khó khăn hơn, thì mong anh nói với em để em điều chỉnh ạ.

Em chúc anh Duy năm mới nhiều sức khoẻ, có thời gian nghỉ ngơi, làm mới bản thân, và có thêm người hỗ trợ những việc anh làm ạ. Nếu năm qua có điều gì em làm mà khiến công việc của anh khó khăn hơn, thì mong anh nói với em để em điều chỉnh nhé.

Em chúc anh Chung và gia đình năm mới nhiều sức khoẻ, làm được nhiều điều mang lại niềm vui và ý nghĩa cho mình ạ. 

 

Hello Dave! I wish you and your family a healthy new lunar year, with many opportunities to do what is joyful and meaningful for you. If there's anything I did last year that made your life more difficult, please let me know so I can adjust in the new year. Chúc mừng năm mới! :)